gestão do âmbito

Antes de mais peço desculpa por não ter escrito a semana passada mas a verdade é que estive envolvido num processo de mudança de casa e como tal não tive acesso ao bem precioso que é a internet.

Agora sobre o tema desta semana, o âmbito é “algo” que é definido no início de um projecto. E ao contrário do que seria de esperar, o âmbito é tão instável que é normal ser alterado durante o ciclo de vida de um projecto.

E como se procede a essa alteração? Antes de mais através da formalização da comunicação alteração do âmbito por parte do sponsor ou stakeholder responsável. A partir deste ponto devemos avaliar junto do arquitecto/líder técnico ou junto da equipa que impactos esta alteração trás ao nosso planeamento:

• É exequível?

• Precisamos de mais tempo?

• Precisamos de mais recursos?

• O que foi desenvolvido até à data é posto em causa?

• Toda a equipa tem disponibilidade para levar o projecto até ao fim? (Imaginemos que precisamos de mais tempo para o projecto e um recurso já está escalado para outro projecto no próximo mês)

• Como minimizamos o impacto no nosso projecto?

• O âmbito é negociável?

• Podemos abdicar de alguma feature para cumprir com o novo âmbito?

São várias as questões que o gestor de projecto deve colocar. Deve não só procurar a resposta para todas como acima de tudo revelar muita calma, confiança e segurança à equipa de forma a evitar resistências à mudança. A equipa deve assumir o novo âmbito como um desafio e não como uma contrariedade.

Depois do plano de acção estar refeito, o gestor de projecto deve comunicar as alterações de âmbito (confirmação do que será desenvolvido durante o resto do projecto), do tempo e dos custos. E como faz isso? Através de um documento de “Change Request” onde irá formalizar todas as alterações de forma a assegurar o compromisso do sponsor ou stakeholder responsável pela mudança do âmbito.

O bottom line aqui é nunca fazer uma tempestade num copo de água por causa de uma alteração de âmbito. O âmbito deve ser o mais estável e preservado possível mas temos de ser realistas o suficiente para aceitar que um projecto em que o âmbito se torna desenquadrado da realidade de uma empresa é um projecto inútil e que irá gerar um produto obsoleto.

Sem dúvida que é frustrante a meio de um projecto ter de re-equacionar todas as variáveis e por vezes ponderar até que ponto o projecto faz sentido ou não… mas se tudo fosse fácil também não era preciso gestores de projectos.

Os imprevistos e problemas existem tanto na vida como num projectos. E enquanto formos gestores de projecto temos como missão assegurar que nenhum deles prejudica o nosso projecto. Isto leva-me a crer que é pena não termos na nossas vidas também um “gestor de projecto”.

Até para a semana.

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gestão das expectativas

Desde o primeiro dia do projecto até ao último, o gestor de projecto tem sempre de lidar com as expectativas de quem o rodeiam.

E existem 2 principais tipos de expectativas:

– dentro da equipa: gerindo as expectativas dos elementos da equipa garantindo que o trabalho desta é reconhecido e que o projecto vai ao encontro dela. A motivação também pode ser uma ferramenta poderosa na gestão das expectativas “criando” inclusivamente uma equipa de alto rendimento.

– fora da equipa: trabalhando os desejos e vontades dos sponsors e utilizadores finais de forma a garantir que o produto final vai exactamente ao encontro das suas expectativas e num cenário ideal até as superar.

A gestão das expectativas torna-se fácil ou difícil consoante o poder de argumentação, credibilidade e “senioridade”/experiência do gestor de projecto. Serve essencialmente para manter uma sintonia entre as características do produto final e o idealizado pelos clientes finais e sponsors do projecto, tornando-se assim das tarefas mais fulcrais para a boa aceitação do projecto e evitando assim a resistência à mudança.

Sem uma gestão correcta de expectativas é perfeitamente normal que os utilizadores finais e os sponsors estejam à espera de um ferrari quando na realidade apenas temos um fiat para lhes entregar. Com as expectativas bem controladas temos a certeza que o projecto não irá defraudar as expectativas de quem tanto anseia o seu fim de forma a tirar partido do seu investimento e partir em busca do retorno do investimento (ROI – Return of Investement).

E como se faz esta gestão das expectativas? Através da comunicação e da sinceridade. Não adianta de nada omitir factos que depois irão ser “descobertos” no final do projecto. O cliente não ficará satisfeito e a reputação da equipa não sairá intacta. Por isso é que nunca se deve omitir factos que irão saltar à vista dos utilizadores finais e dos sponsors, evitando o popular “gato escondido com o rabo de fora”. Os sponsors irão ter muito menos compreensão em terem as suas expectativas defraudadas no final do projecto do que se tivessem sido alertados durante o seu ciclo de vida.

Esta tarefa (gestão das expectativas) é uma das minhas tarefas preferidas na medida em que temos de usar toda a nossa capacidade de comunicação e persuasão para “levarmos” a água ao nosso moinho. Basicamente é ter a certeza que os sponsors e a equipa de projecto se encontram a meio do caminho das características de um projecto e não sejam irredutíveis nas suas posições.

Com esta tarefa bem sucedida é meio caminho andado para termos um final feliz num projecto por muitos percalços que enfrentemos.

Até para a semana.

gestão da comunicação

A comunicação é dos bens mais preciosos na vida.

O poder de comunicar é uma das maiores armas que temos na nossa sociedade.

E tal como na sociedade, num projecto a comunicação é de extrema importância.

À primeira vista até podem achar que é algo pouco pertinente, mas não podiam estar mais longe da verdade. A comunicação é o que permite o gestor de projecto gerir todos os stakeholders e garantir um bom “clima” dentro do projecto.

A comunicação permite gerir as expectativas do sponsor, dos stakeholders e dos utilizadores finais. Permite também gerir a motivação do líder técnico e por conseguinte dos programadores. Facilita a tolerância à falha e cria um sentimento de compreensão perante imprevistos.

Ao comunicarmos de forma atempada e assertiva conseguimos garantir o “bom humor” de todas as partes envolvidas no projecto fazendo com que todas as partes se sintam envolvidas e “importantes”, pois de facto são.

Mas tanto a comunicação atempada e assertiva é um trunfo para qualquer gestor de projecto como a comunicação desajeitada e fora de tempo é um penalti decisivo falhado.

O gestor de projecto deve usar a comunicação sempre a favor do projecto e nunca permitir que a comunicação se torna numa faca de 2 gumes, pois muito facilmente conseguimos comprometer um projecto à conta da comunicação.

A comunicação, tal como já foi dito, é o veículo para a gestão das expectativas e da motivação dos elementos do projecto.

Uma dica do PMBoK é o gestor de projecto ter claramente identificados os stakeholders de um projecto, os seus contactos e a forma preferencial de contacto de cada elemento. Só por isto podem ver como o PMBoK assume que a comunicação é algo bastante delicado num projecto e que requer prudência durante a sua utilização.

Espero que não fiquem com medo de comunicar, pois pior do que comunicar mal é a ausência de comunicação. Isso sim é a morte do artista, ou neste caso, do projecto. A ausência de comunicação permite e alimenta a especulação e cria enorme resistência dentro do projecto. Fragiliza a posição do gestor do projecto e destrói a confiança que tanto a equipa de projecto como restantes stakeholders depositam nele.

Por isso já sabem. A palavra de ordem é comunicar, comunicar e comunicar. Mas de forma correcta, atempada e acima de tudo assertiva.

Para a semana espero falar-vos da gestão das expectativas. Uma das minhas tarefas preferidas.

Até para a semana.