Antes de mais peço desculpa por não ter escrito a semana passada mas a verdade é que estive envolvido num processo de mudança de casa e como tal não tive acesso ao bem precioso que é a internet.
Agora sobre o tema desta semana, o âmbito é “algo” que é definido no início de um projecto. E ao contrário do que seria de esperar, o âmbito é tão instável que é normal ser alterado durante o ciclo de vida de um projecto.
E como se procede a essa alteração? Antes de mais através da formalização da comunicação alteração do âmbito por parte do sponsor ou stakeholder responsável. A partir deste ponto devemos avaliar junto do arquitecto/líder técnico ou junto da equipa que impactos esta alteração trás ao nosso planeamento:
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É exequível?
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Precisamos de mais tempo?
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Precisamos de mais recursos?
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O que foi desenvolvido até à data é posto em causa?
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Toda a equipa tem disponibilidade para levar o projecto até ao fim? (Imaginemos que precisamos de mais tempo para o projecto e um recurso já está escalado para outro projecto no próximo mês)
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Como minimizamos o impacto no nosso projecto?
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O âmbito é negociável?
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Podemos abdicar de alguma feature para cumprir com o novo âmbito?
São várias as questões que o gestor de projecto deve colocar. Deve não só procurar a resposta para todas como acima de tudo revelar muita calma, confiança e segurança à equipa de forma a evitar resistências à mudança. A equipa deve assumir o novo âmbito como um desafio e não como uma contrariedade.
Depois do plano de acção estar refeito, o gestor de projecto deve comunicar as alterações de âmbito (confirmação do que será desenvolvido durante o resto do projecto), do tempo e dos custos. E como faz isso? Através de um documento de “Change Request” onde irá formalizar todas as alterações de forma a assegurar o compromisso do sponsor ou stakeholder responsável pela mudança do âmbito.
O bottom line aqui é nunca fazer uma tempestade num copo de água por causa de uma alteração de âmbito. O âmbito deve ser o mais estável e preservado possível mas temos de ser realistas o suficiente para aceitar que um projecto em que o âmbito se torna desenquadrado da realidade de uma empresa é um projecto inútil e que irá gerar um produto obsoleto.
Sem dúvida que é frustrante a meio de um projecto ter de re-equacionar todas as variáveis e por vezes ponderar até que ponto o projecto faz sentido ou não… mas se tudo fosse fácil também não era preciso gestores de projectos.
Os imprevistos e problemas existem tanto na vida como num projectos. E enquanto formos gestores de projecto temos como missão assegurar que nenhum deles prejudica o nosso projecto. Isto leva-me a crer que é pena não termos na nossas vidas também um “gestor de projecto”.
Até para a semana.