gestão das expectativas

Desde o primeiro dia do projecto até ao último, o gestor de projecto tem sempre de lidar com as expectativas de quem o rodeiam.

E existem 2 principais tipos de expectativas:

– dentro da equipa: gerindo as expectativas dos elementos da equipa garantindo que o trabalho desta é reconhecido e que o projecto vai ao encontro dela. A motivação também pode ser uma ferramenta poderosa na gestão das expectativas “criando” inclusivamente uma equipa de alto rendimento.

– fora da equipa: trabalhando os desejos e vontades dos sponsors e utilizadores finais de forma a garantir que o produto final vai exactamente ao encontro das suas expectativas e num cenário ideal até as superar.

A gestão das expectativas torna-se fácil ou difícil consoante o poder de argumentação, credibilidade e “senioridade”/experiência do gestor de projecto. Serve essencialmente para manter uma sintonia entre as características do produto final e o idealizado pelos clientes finais e sponsors do projecto, tornando-se assim das tarefas mais fulcrais para a boa aceitação do projecto e evitando assim a resistência à mudança.

Sem uma gestão correcta de expectativas é perfeitamente normal que os utilizadores finais e os sponsors estejam à espera de um ferrari quando na realidade apenas temos um fiat para lhes entregar. Com as expectativas bem controladas temos a certeza que o projecto não irá defraudar as expectativas de quem tanto anseia o seu fim de forma a tirar partido do seu investimento e partir em busca do retorno do investimento (ROI – Return of Investement).

E como se faz esta gestão das expectativas? Através da comunicação e da sinceridade. Não adianta de nada omitir factos que depois irão ser “descobertos” no final do projecto. O cliente não ficará satisfeito e a reputação da equipa não sairá intacta. Por isso é que nunca se deve omitir factos que irão saltar à vista dos utilizadores finais e dos sponsors, evitando o popular “gato escondido com o rabo de fora”. Os sponsors irão ter muito menos compreensão em terem as suas expectativas defraudadas no final do projecto do que se tivessem sido alertados durante o seu ciclo de vida.

Esta tarefa (gestão das expectativas) é uma das minhas tarefas preferidas na medida em que temos de usar toda a nossa capacidade de comunicação e persuasão para “levarmos” a água ao nosso moinho. Basicamente é ter a certeza que os sponsors e a equipa de projecto se encontram a meio do caminho das características de um projecto e não sejam irredutíveis nas suas posições.

Com esta tarefa bem sucedida é meio caminho andado para termos um final feliz num projecto por muitos percalços que enfrentemos.

Até para a semana.

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