bom senso

Já falei aqui de algumas metodologias de gestão de projecto, tal como o PMBoK e o PRINCE2.

E o que eu gostava de frisar neste post é que apesar destas metodologias ensinarem-nos imenso, não tem comparação possível com a experiência do dia-a-dia.

Eu gosto de comparar o PMBoK e o PRINCE2 à carta de condução. Estudamos, fazemos o exame e no fim recebemos um certificado que estamos aptos a conduzir (tal como quando fazemos uma certificação no PMBoK ou PRINCE2). Mas será que a partir do momento em que estamos “certificados” estamos prontos para sermos gestores de projecto? Creio que não. Eu quando tirei a carta era uma nulidade a conduzir, e apenas aprendi realmente a conduzir quando tive de enfrentar a estrada sem ter o instrutor ao lado.

Com as metodologias é a mesmíssima coisa. Temos um certificado mas estamos longe de sermos gestores de projecto.

Só a experiência e a vivência vai fazer de nós gestores de projecto. E durante esse tempo todo uma característica pessoal tem de prevalecer, o bom senso.

O bom senso serve para utilizarmos tudo aquilo que aprendemos nos livros e perceber o que é aplicável e exequível e o que não é. Tal como já falei aqui, não podemos seguir à risca todas as recomendações das metodologias ou iríamos cair no erro do projecto ter mais gestão do que propriamente execução. O core de um projecto é a sua execução e a gestão desse mesmo projecto nunca deverá ser uma tarefa maior do que o real tempo do projecto.

Tenham isso em mente porque a gestão é algo para beneficiar um projecto e não o projecto em si.

Até para a semana.

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lessons learned

Um projecto acabou.

E agora?

Partimos para o próximo?

(Ainda) não!

Tiramos um tempo de férias?

Também não!

O que devemos realmente fazer é perder umas horas a olhar para tudo o que aconteceu e reflectir. Esta tarefa de reflexão pós-projecto chama-se “lessons learned” e basicamente é um dos grandes potenciadores do crescimento pessoal e profissional de um gestor de projectos.

O que correu bem?
Porque é que correu bem?
O que correu mal?
Porque é que correu mal?
Como poderia ter corrido melhor?
Tomei a decisão acertada em todos os momentos?
O que faltou no projecto?
Como poderemos ser melhores?

Todas estas questões devem ser respondidas para que no próximo projecto consigamos ser mais eficientes.

Não tenho dúvidas que erradamente muitos colegas de profissão julguem que as lessons learned são uma perda de tempo mas a verdade é que não podiam estar mais enganados. Só a olharmos e a pensarmos no que aconteceu durante todo o projecto é que podemos aspirar a ser
melhores. Devemos tomar as nossas atitudes baseadas na nossa experiência (passado) e não por mero acaso (de forma aleatória).

A experiência é fundamental num gestor de projectos. Daí uma das principais características de um gestor de projecto ser a senioridade.

As lessons learned podem e devem ser documentadas para que a experiência por nós adquirida possa também ficar como fonte de conhecimento para a nossa organização. Esta medida traz bastantes vantagens entre as quais facilitar uma eventual passagem de pasta de um projecto de um gestor para outro e também a criação de um histórico ou biblioteca de conhecimento de projectos.

As lessons learned não são uma perda de tempo mas sim um investimento.

Até para a semana.

project charter

O projecto charter é, ou devia ser, por onde todos os projectos começam. É um documento onde ficam especificados:

– o âmbito do projecto;
– os objectivos do projecto;
– actores do projecto.

Serve como kick-off do projecto e mune o gestor de projecto da autoridade para executar e gerir o projecto. É a formalização do projecto.

Não existe um template oficial para o projecto charter, pois o main goal deste documento é efectivamente oficializar o projecto e registar o que motivou em primeiro lugar a que o projecto fosse iniciado.

O project charter não “obriga” a que o âmbito e objectivos sejam imutáveis, pois como já foi referido aqui é perfeitamente possível que com o decorrer do projecto o âmbito e os objectivos sejam alterados.

Este documento é uma boa prática da gestão de projecto pois é efectivamente uma ferramenta muito útil não só para a “sanidade mental” do gestor de projecto como serve também de registo do âmbito e objectivos iniciais que impeliram a execução do projecto. E como gestores de projectos nunca sabemos quando teremos de fazer um refresh aos sponsors e stakeholders do projecto sobre o âmbito e objectivos que o projecto visa alcançar/cumprir.

Resumindo, só existem vantagens em usarmos um project charter e pessoalmente recomendo a todos os gestores de projecto o seu uso. Constatarão, com toda a certeza, toda a sua utilidade ao longo das vossas carreiras.

Até para a semana.