factor caganço

Na gíria da gestão de projecto, a margem de segurança que usamos para apresentar um tempo (estimativa) chama-se “factor caganço”. E o que é uma margem de segurança (em inglês “padding”)? É o tempo adicional que colocamos para o caso de o projecto se atrasar. Dessa forma o projecto está atrasado internamente mas para o cliente o projecto está dentro dos prazos apresentados. Esta técnica é muitp útil porque conseguimos colocar a equipa sob pressão (pressão boa) sem termos o cliente desagradado. Conseguimos garantir o máximo empenho quando o projecto não está a correr como previsto visto para a equipa o projecto estar a derrapar mas para o cliente o projecto estar ainda dentro das expectativas.

Claro que o cenário ideal é que este “buffer” nunca chegue a ser preciso, e nesse caso o cliente até fica satisfeito visto o projecto terminar mais cedo do que o previsto.

Temos de ter noção que para tirarmos total proveito deste “buffer” nunca devemos comunicar à equipa de projecto que o estamos a utilizar pois a equipa iria “relaxar” visto ter tempo a “mais” para concluir o projecto. O ideal é comunicarmos o buffer ao cliente e omitirmos da restante equipa. Um exemplo seria um desenvolvimento que fosse estimado, pela equipa, em 5 dias úteis ser comunicado ao cliente como sendo de 7 dias úteis. Desta forma a equipa acharia que o comunicado tinham sido os 5 dias quando na verdade colocamos mais 2 dias extras para o caso de algo correr menos bem.

Agora que sabemos o que é o “factor caganço” precisamos de saber como o aplicar. Existem várias directrizes que podemos usar para estabelecer a nossa margem de conforto:
– através de projectos passados / experiências passadas;
– recorrendo a um elemento mais sénior para nos dar a estimativa;
– pedindo a quem nos dá a estimativa 3 cenários: o melhor, o pior e o mais provável.

Através de qualquer um destes métodos poderemos aferir de uma forma bastante segura a duração de um projecto e a partir deste ponto colocar a nossa margem de segurança.

Temos também sempre de ter a preocupação de perceber se quem nos dá a estimativa já colocou um “buffer”, pois neste caso iríamos colocar uma margem de segurança sobre uma margem de segurança e iríamos apresentar um tempo exageradamente alto. Essencialmente devemos conhecer suficientemente bem a pessoa que nos dá a estimativa para sabermos se efectivamente esse elemento utiliza margens de segurança ou não.

Devemos também sempre pedir estimativas considerando que o recurso está 100% alocado ao projecto, sem contemplar interrupções e suporte a outros projectos, pois para prever estas situações estamos cá nós (os gestores de projecto).

Nunca devemos aplicar o “factor de caganço” à tarefa mas sim ao projecto. É muito mais simples de quantificar e gerir o nosso “buffer” orientado ao projecto do que orientado à tarefa. Até porque orientado à tarefa a nossa tendência é colocar um “buffer” bastante maior do que orientado ao projecto.

Até para a semana.

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