earned value

Uma das técnicas mais famosas de controlar a progressão de um projecto chama-se earned value management (EVM).

E de que se trata esta técnica?

Baseia-se essencialmente na monitorização de três variáveis:
– Planned Value (PV);
– Earned Value (EV);
– Actual Cost (AC).

de forma a percebermos se o projecto está fora do expectável no que toca a tempos e custos. Esta técnica não permite verificar o outro vértice do triângulo, a qualidade.

O PV representa a estimava de trabalho produzido num determinado momento.
O EV é efectivamente o trabalho produzido num determinado momento.
O AC é o custo que tivemos com o EV.

E como é que estas 3 variáveis são calculadas?

Vamos imaginar que o nosso projecto é construir 4 kms de estrada em 4 meses com um custo total de 4k€.
No fim do terceiro mês conseguimos construir apenas 1 km de estrada e gastamos 2k€ para o fazer.
Neste exemplo, no fim do terceiro mês o PV é de 3k€, pois esperamos ter produzido 3/4 do projecto. Mas efectivamente apenas produzimos 1/4 do projecto, o que quer dizer que o nosso EV é de 1k€. O nosso AC é de 2k€ pois gastamos 2k€ nesta altura do projecto.

Agora com estes valores vamos ver como estamos a nível de variações de tempo (Schedule Variance, SV) e de custos (Cost Variance, CV).

Para percebermos se estamos adiantados ou atrasados basta subtrairmos ao EV o PV. No nosso exemplo, o SV seria 1k€-3k€, ou seja, estamos atrasados porque o valor é negativo (se fosse positivo significaria que estávamos adiantados e se fosse zero estaríamos on-time).
Para analisarmos se estamos a cima ou abaixo do nosso orçamento temos de subtrair ao EV o AC. Pelos valores que recolhemos em cima teríamos um CV de 1k€-2k€, ou seja, outro valor negativo o que se traduz numa derrapagem financeira ou over-budget (se fosse positivo estaríamos under-budget e se fosse zero on-budget).

Conseguimos assim perceber até ao momento que estamos atrasados e acima do orçamento previsto.

Com esta análise podemos também fazer a seguinte previsão: Para concluirmos os 4 kms de obra iremos precisar de 8k€ e não dos 4k€ inicialmente estimados (para construirmos 1 km precisamos do dobro previsto). E iremos precisar de 12 meses e não dos 4 previstos no inicio (precisamos de 3 meses para construir 1 km).

Como podem ver o EVM é uma técnica poderosa de controlo que nos permite não só avaliar o presente como prever o restante tempo de vida de um projecto. Agora é só usarem e abusarem do EVM para terem os vossos projectos mais controlados evitando assim surpresas (agradáveis ou desagradáveis) durante os respectivos ciclos de vida.

Até para a semana.

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conceitos extintos

Hoje venho-vos falar de conceitos extintos em gestão de projecto. Mais concretamente de dois: “superar as expectativas do cliente” e “o cliente tem sempre razão”.

– Superar as expectativas do cliente

Não à muito tempo atrás, tive o prazer de trabalhar numa empresa em que o CEO dizia de forma convicta: “nós não devemos apenas trabalhar bem, devemos sim exceder as expectativas do cliente”. Para ser franco já na altura achei que era uma frase bonita mas com pouca substância, pouca sustentabilidade mas a frase era o lema duma das maiores empresa de consultoria do país e quem era eu para a questionar?

Hoje, esta frase foi completamente desmistificada, ou seja, está provado pelo tempo que não interessa exceder as expectativas dos clientes. Interessa sim satisfazer os clientes. Como? Entregando no prazo, com a qualidade pretendida e com os custos acordados a solução/projecto contratado. Isto não é mais do que satisfazer as expectativas do cliente e talvez mesmo exceder as suas expectativas, visto os projectos raramente cumprirem estas 3 variáveis inicialmente estabelecidas. Os clientes no século XXI estão tão fartos de projectos mal concretizados que se um projecto cumprir rigorosamente o acordado ficaram super satisfeitos. O cliente não espera que as suas expectativas sejam superadas. Apenas pretende que o projecto corra dentro do previsto. Nem que seja pelo facto de que ao superarmos as expectativas do cliente (exemplo: adicionando uma feature que o cliente não pediu) não implica que trazemos valor acrescentado. Até podemo-nos desleixar num requisito ou noutro só para lhe oferecer uma feature que não foi pedida e então supostamente superar a expectativa do cliente. Quando na verdade o cliente não precisa de nenhuma feature extra mas apenas que o projecto seja desenvolvido com os requisitos pretendidos, na qualidade desejada e nos custos acordados.

– O cliente tem sempre razão

Esta é das frases que tem passado de gerações em gerações tal é a forma como está enraizada na nossa sociedade. Acho que desde garotos que ouvimos: “O cliente tem sempre razão”. E graças a Deus (uso este frase sem sequer ligar muito à religião) os clientes começam agora a ser mais bem educados e apercebem-se que efectivamente não é verdade. O cliente pode ter razão. O cliente não tem sempre razão. Não tem, nem pode ter. Uma empresa que viva do desenvolvimento de projectos não pode ter clientes que mudem constantemente de opiniões e que não estejam dispostos, a pelo menos, partilhar o risco e os custos inerentes a estas mudanças. O cliente não está num pedestal. Sem dúvida que um cliente é um bem valioso para uma empresa. E se for o owner do projecto é um dos maiores assets.

Agora não podemos confundir importância com imunidade. Não é discutível que devemos manter os nossos clientes satisfeitos e com o sentimento de total acompanhamento durante os projectos, não podemos nunca é transmitir ou vender a ideia de que o cliente é intocável, inquestionável e soberano. O cliente deve ter razão quando de facto a tem. Não a deve ter apenas por ser cliente. A razão não pode ser um dado / bem adquirido. Até porque ao darem sempre razão ao cliente poderão perder o respeito da equipa de projecto afectando a sua performance e / ou aumentando a probabilidade de um “motim” .

Até para a semana.