equipas geograficamente dispersas

Quase sempre uma equipa de projecto está num único país.

Muito frequentemente esta equipa encontra-se na mesma cidade.

Regularmente está no mesmo edifício.

Com alguma sorte partilham o mesmo piso.

E num cenário perfeito, toda a equipa de projecto encontra-se na mesma sala ou espaço.
Uma equipa partilhar o mesmo espaço é uma enorme vantagem para o projecto na medida em que facilita imenso a interacção da equipa, tornando-a bastante mais eficiente.

Mas este post não é sobre equipas que estão à distância de 2 passos, que conseguem manter contacto visual e com linhas de comunicação directas sem barreiras. Este post é sobre a globalização da equipa, ou seja, equipas geograficamente dispersas.

Equipas geograficamente dispersas são equipas que por algum motivo não partilham o mesmo espaço, piso e edifício. Poderão por ventura até partilhar a mesma cidade mas já não é a mesma coisa que partilhar um espaço.
Uma equipa com elementos deslocados, dispersa geograficamente, exige cuidados bastante diferentes das restantes equipas.

E que tipos de preocupações devem ser tomadas em conta?
– Todos os elementos falam a mesma língua? (apesar deste problema ser passível de ocorrer em equipas que partilhem o mesmo espaço, ocorre com maior frequência em equipas geograficamente dispersas)
– Em que fusos horários a equipa trabalha?
– Que diferentes feriados afectam a equipa?
– Que horários são praticados?
– Que meios de comunicação são usados?
– Como decorrem as reuniões de equipa?
– Como pode a equipa comunicar entre si?
– Existem diferenças culturais?

Como podem ver existem bastantes questões que não podem ser forma alguma descuradas, obrigando o gestor de projecto a redobrar a sua atenção. Um projecto com uma equipa dispersa é bastante mais time-consuming exigindo muito de um gestor de projectos.

Não deixa de ser também verdade que a tecnologia que temos ao nosso dispor (email, video-conferences, call-confereces, skype, gtalk, msn, etc.) facilita esta tarefa. Sem estes meios seria praticamente impossível gerir uma equipa offshore.

Também temos de ter em conta que é bastante mais difícil motivar uma equipa nestas condições. Como é que se fomenta o espírito de uma equipa dispersa? Como é que se pode evoluir para uma equipa de alto rendimento tendo em conta as limitações geográficas? Surgem também outros entraves: Como partilhamos o conhecimento? Como é que fazemos a gestão do risco em equipas virtuais?
O ponto de partida é exactamente o mesmo das equipas não dispersas geograficamente, sem esquecermos todas as preocupações acima mencionadas.

Sem dúvida que é uma tarefa ingrata e uma gestão exigente; mas são as circunstâncias com que nos podemos deparar. Estas equipas não existem apenas nos livros e em exemplos académicos. Por exemplo, em ambientes AGILE e Scrum não é de todo incomum encontrarmos equipas off-shore. A solução nestes casos passa pela existência de um Scrum Master na equipa offshore. Mesmo nas equipas que pratiquem o PMBoK, o PRINCE2 ou outra metodologia / framework a minha recomendação é que, sempre que possível, exista um responsável pelos elementos dispersos. Outra boa prática é que se evite ter uma subequipa dispersa, ou seja, a termos de viver com equipas dispersas o ideal é termos, por exemplo, a subequipa de testes noutra localização, ou seja, que não se tenha duas ou mais pessoas a trabalhar na mesma tarefa dispersas, pois certamente irão existir problemas de comunicação, de sincronização (falta de comunicação oral e contacto visual) e problemas de cariz técnicos (como por exemplo os merges em projectos de desenvolvimento de software).

Temos essencialmente de garantir a total sintonia entre toda a equipa, principalmente na forma como são geridos os requisitos do projecto.

Julgo que agora conseguem ter uma boa ideia da problemática inerente às equipas geograficamente dispersas. Recorrendo à gíria popular, pode-se dizer que não sendo nenhum “bicho-de-sete-cabeças” não é também “pêra doce”.

Até para a semana.

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