kanban

Não, não é nenhum tipo novo de sushi.🙂

O Kanban é um conceito, que está de mãos dadas com o Lean e com o JIT (Just-in-time), que nos permite, através da restrição de operações executadas em simultâneo ( aka WIP, work in process), sermos muito mais eficientes.

Confusos? Como é possível algo que limita o número de operações a decorrer ao mesmo tempo ajudar na eficiência? Nada mais simples, se virem bem, ao limitarmos o número de operações a decorrer em simultâneo conseguimos muito facilmente perceber quando uma operação (ou tarefa) está interrompida, atrasada ou com dificuldades através do congestionamento. O Kanban com a limitação procura que estas tarefas sejam rapidamente detectadas fazendo com que o focus das equipas passe para a resolução do problema. Desta forma não existem tarefas “on hold” durante tempos infindáveis fazendo com que a equipa consiga trabalhar de forma eficaz e mais eficiente.

O Kanban é uma filosofia super flexível sem regras para além da limitação da quantidade de trabalho em progresso.
Reparem que com esta imposição apenas existe trabalho a ser executado quando efectivamente existe capacidade para o fazer. Evitando assim que a quantidade de trabalho aumente de forma desproporcional originando uma sobrecarga.
Para implementarmos o Kanban temos 3 simples passos:
1 – Visualizar os processos;
2 – Limitar o trabalho em progresso;
3 – Gerir o tempo que demora uma tarefa a ser executada, de ponta a ponta, durante o fluxo do processo.

O Kanban, tal como o Scrum, auxilia-se de um quadro para gerir os processos. Recorre a um instrumento visual que permite, a toda a equipa, perceber num fluxo de um processo onde se encontra uma tarefa. Normalmente um quadro Kanban tem como colunas: Backlog, Selected, Develop (subdividido em Ongoing e Done) e Live que correspondem às várias etapas de um fluxo de um processo. E é por estas colunas do quadro que os cartões ou post-its (que representam as tarefas) “circulam”.

Tal como referi, uma das grandes vantagens desta ferramenta é detectar se existe algum ponto do processo que esteja a ficar congestionado (efeito de bottleneck), “obrigando” a equipa a agir.
Perante um bottleneck temos de nos colocar a questão: Será que o limite que temos para a fase do processo em causa é muito baixo? O que acontecerá se permitirmos que mais uma tarefa seja executada em simultâneo? E é basicamente assim que o Kanban é feito: Limitação de trabalho em progresso (por cada estado do fluxo do processo) através da experimentação. Se impusermos limites muitos baixo teremos uma produção muito baixa e se tivermos limites muito altos sujeitamos-nos a que várias tarefas fiquem pendentes e a aguardar resolução. O alvo, objectivo, é alcançarmos o meio termo que permita a equipa produzir uma quantidade expectável de trabalho sem permitir que determinadas tarefas fiquem, por tempos intermináveis, a aguardar resolução para a sua execução.

Deixo como nota final que o Kanban não é melhor ou pior que o Scrum. Na verdade ambas as ferramentas AGILE podem e devem co-existir.

Até para a semana.

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