gestão da comunicação

A comunicação é dos bens mais preciosos na vida.

O poder de comunicar é uma das maiores armas que temos na nossa sociedade.

E tal como na sociedade, num projecto a comunicação é de extrema importância.

À primeira vista até podem achar que é algo pouco pertinente, mas não podiam estar mais longe da verdade. A comunicação é o que permite o gestor de projecto gerir todos os stakeholders e garantir um bom “clima” dentro do projecto.

A comunicação permite gerir as expectativas do sponsor, dos stakeholders e dos utilizadores finais. Permite também gerir a motivação do líder técnico e por conseguinte dos programadores. Facilita a tolerância à falha e cria um sentimento de compreensão perante imprevistos.

Ao comunicarmos de forma atempada e assertiva conseguimos garantir o “bom humor” de todas as partes envolvidas no projecto fazendo com que todas as partes se sintam envolvidas e “importantes”, pois de facto são.

Mas tanto a comunicação atempada e assertiva é um trunfo para qualquer gestor de projecto como a comunicação desajeitada e fora de tempo é um penalti decisivo falhado.

O gestor de projecto deve usar a comunicação sempre a favor do projecto e nunca permitir que a comunicação se torna numa faca de 2 gumes, pois muito facilmente conseguimos comprometer um projecto à conta da comunicação.

A comunicação, tal como já foi dito, é o veículo para a gestão das expectativas e da motivação dos elementos do projecto.

Uma dica do PMBoK é o gestor de projecto ter claramente identificados os stakeholders de um projecto, os seus contactos e a forma preferencial de contacto de cada elemento. Só por isto podem ver como o PMBoK assume que a comunicação é algo bastante delicado num projecto e que requer prudência durante a sua utilização.

Espero que não fiquem com medo de comunicar, pois pior do que comunicar mal é a ausência de comunicação. Isso sim é a morte do artista, ou neste caso, do projecto. A ausência de comunicação permite e alimenta a especulação e cria enorme resistência dentro do projecto. Fragiliza a posição do gestor do projecto e destrói a confiança que tanto a equipa de projecto como restantes stakeholders depositam nele.

Por isso já sabem. A palavra de ordem é comunicar, comunicar e comunicar. Mas de forma correcta, atempada e acima de tudo assertiva.

Para a semana espero falar-vos da gestão das expectativas. Uma das minhas tarefas preferidas.

Até para a semana.

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gestão da mudança

Durante um projecto é praticamente inevitável a mudança.

E mudança de quê?

Das mais variadas coisas:
– dos requisitos;
– da equipa de projecto:
– da tecnologia;
– dos stakeholders;
– do sponsor;
– do tempo, custo e/ou qualidade
– do âmbito;
– entre outros;
– importância do projecto;
– entre outras.

A mudança é uma realidade num projecto. Quem é que nunca perdeu um recurso durante o decorrer de um projecto? Ou assistiu à mudança de um stakeholder? Ou assistiu a alterações do triângulo custo, tempo e qualidade?

A verdade é que a mudança está sempre a ocorrer, umas vezes com maior impacto do que outras. E infelizmente como as pessoas têm uma grande resistência à mudança, a tarefa de gerir essa mesma mudança não é propriamente fácil.

A mudança pode ter várias origens:
– a equipa de projecto;
– factores externos;
– sponsor;
– restantes stakeholders;
– gestor de projecto.

Qualquer pessoa ou circunstância ligada directa ou indirectamente ao projecto pode ser originadora de uma mudança.

O papel do gestor de projecto na gestão da mudança é fulcral. Cabe-lhe a ele manter sempre a calma, ser receptivo e acima de tudo encarar sempre de forma positiva e transmiti-lo a todos os stakeholders. Basicamente é o chamado “Always look on the bright side of life!”. O dever do gestor de projecto não é evitar a mudança, mas sim fazer com que tenha o menor impacto possível no projecto e que seja encarada de forma positiva por todos os stakeholders. Desta forma a mudança será um aspecto positivo do projecto e não um aspecto negativo. Tudo depende como esta (a mudança) é introduzida no projecto.

Se o gestor de projecto fizer um drama de uma mudança, a equipa de projecto não a irá aceitar bem, os stakeholders irão torcer o nariz e pode-se transformar uma bela relação num autêntico pesadelo.

E a partir deste momento, se as pessoas começam a ficar resistentes à mudança todo o resto do projecto sairá prejudicado e terão de se redobrar esforços na comunicação.

Já que estamos a falar de comunicação, poderemos abordar este tema no próximo post.

Até para a semana.