micro gestão

Depois de regressar de umas merecidas férias, estou de regresso para
vos falar do meu mais recente desafio.

Adicionei às minhas tarefas diárias a micro gestão, ou seja, a gestão
de pessoas e das tarefas associadas a cada uma delas.

Quando entrei para a empresa onde estou actualmente fiquei responsável
por uma gestão de mais alto nível:
– gestão de timmings;
– gestão de departamentos;
– pivot da área de IT com os seus clientes.

Agora espera-me a gestão de uma única área e da respectiva comunicação
com os seus clientes.

É um novo desafio em todo semelhante às primeiras funções que tive
quando comecei a gerir projectos.

Basicamente terei de gerir mais pormenores do dia à dia da equipa o
que é bastante aliciante na medida em que é uma gestão mais detalhada
e que permite-me envolver mais com a equipa.

Pessoalmente adoro desafios e este é sem dúvida um bem interessante.

Até para a semana.

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gestão dos recursos humanos

Como gerir pessoas?

Não existe uma fórmula do tipo X + Y = Z

A melhor forma de gerir pessoas num projecto é através da sinceridade e frontalidade.

Não devemos nunca cair na tentação de criar “grupinhos” ou confidenciar certos assuntos com o fulano A ou B da equipa de projecto.
A verdade é que devemos sempre manter uma separação entre nós (gestores de projecto) e equipa de projecto. Somos todos uma única equipa e como tal devemos ser sempre uma porta aberta para todos os elementos da equipa poderem vir ter connosco e conversarem ou exporem qualquer ideia ou pensamento. Mas devemos também salvaguardar a distância para não sentirmos dificuldade em tomar uma decisão que possa não ser muito de agrado da restante equipa. Nunca nos devemos esquecer que somos o timoneiro do projecto e como tal nem todas as decisões que tomamos são consensuais.

Devemos demonstrar a todos os elementos da equipa o quanto apreciamos o seu contributo, pois as pessoas que se sentem reconhecidas e valorizadas são as pessoas que mais rendem no seu trabalho. Aos nossos olhos todos devem ser iguais, o que quer dizer que todos devem ser alvo do mesmo tratamento de forma a não criar desigualdades ou motivos para sermos criticados (e com razão!).

A equipa deve ter um objectivo único e por conseguinte todos devem partilhar o mesmo objectivo. O objectivo individual de cada um deve contribuir para o objectivo da equipa. Só assim se consegue equipas de alto rendimento e uma gestão eficaz e eficiente de projectos.

Lembrem-se, todos os elementos da equipa são únicos (ou deverão ser) e como tal indispensáveis. Temos como obrigação fazê-los sentir desta forma como também temos obrigação de dizer a um elemento que não estamos satisfeitos com o seu rendimento e que esperamos mais dele.

Nunca se esqueçam que não existem aspectos negativos a apontar a um elemento da equipa, existem sim aspectos menos positivos ou pontos de melhoria. Devemos estar sempre pelo lado positivo, pois é a melhor forma de transmitirmos a nossa mensagem.

Todas as equipas são constituídas por pessoas. E como pessoas que são têm necessidades que desejam ver saciadas. Aconselho-vos a manter os vossos recursos humanos felizes pois irão ficar surpreendidos com os resultados finais.

Até para a semana.

gestão da qualidade

A qualidade num projecto é fundamental. E inexplicavelmente é onde grande parte dos projectos facilita de forma a cumprir com prazos, custos. O que acaba por ser o maior contra-senso porque efectivamente se um produto não tiver qualidade qual é o objectivo do projecto? Gastar budget por gastar? Então não é preferível redefinir o âmbito e ter um produto menos ambicioso mas com qualidade do que um “elefante branco” sem qualidade, por vezes inferior ao produto que vai ser “reformado”, que vai ser mal recebido pelos utilizadores finais e por consequência sem utilidade nenhuma?

Cabe ao gestor do projecto defender intransigentemente a qualidade do seu projecto, até porque ninguém gosta de “criar” um produto “coxo”, sem utilidade. O gestor de projecto deve apelar sempre ao bom senso do sponsor e convence-lo de que cortar na qualidade nunca deve ser, mesmo como último recurso. Uma das partes fundamentais de um projecto é sem dúvida a bateria de testes. A equipa de projecto deve ser cuidadosa a testar o código desenvolvido, apesar de por vezes não ter a paciência ideal para o fazer. Eu sei que custa (também já passei por isso) mas se a equipa não é competente e testar, inclusivamente o gestor de projecto também o deve fazer, todo o trabalho desenvolvido caí por terra. É um autentico morrer na praia que vai trazer efeitos negativos à equipa de projecto, pois ficará mal vista perante sponsors e restantes stakeholders.

Por isso lembrem-se, os testes fazem parte do projecto e o seu objectivo é garantir a qualidade do que foi feito. Se não garantirmos a qualidade então não fizemos nada e todo o projecto está pronto para ir para o lixo e engrossar o capitulo das “lessons-learned“.

Até para a semana.

bons momentos

Ser gestor de projecto não é fácil, pois como todas as profissões no mundo tem altos mas também muitos baixos.

É normal um gestor de projecto andar “stressado”, chegar “cansado” a casa, “frustrado” pelas coisas não correrem dentro do esperado… enfim… não somos de ferro e temos de facto muita responsabilidade em cima de nós.

Mas existem momentos ou frases que vivemos/lemos que fazem com que tudo valha a pena. Deixo-vos ficar aqui uma dessas:

“…Estes foram os melhores testes de sempre, vamos cumprir o calendário! 🙂

Parabéns pelo excelente trabalho da equipa técnica….”

Posso-vos confidenciar que depois de ler esta frase num final de tarde de uma sexta-feira, a referir-se à minha equipa, tive um excelente fim-de-semana.

Neste momento não podia ter mais orgulho na equipa. Fizeram um excelente trabalho.

Até para a semana.

gestão das expectativas

Desde o primeiro dia do projecto até ao último, o gestor de projecto tem sempre de lidar com as expectativas de quem o rodeiam.

E existem 2 principais tipos de expectativas:

– dentro da equipa: gerindo as expectativas dos elementos da equipa garantindo que o trabalho desta é reconhecido e que o projecto vai ao encontro dela. A motivação também pode ser uma ferramenta poderosa na gestão das expectativas “criando” inclusivamente uma equipa de alto rendimento.

– fora da equipa: trabalhando os desejos e vontades dos sponsors e utilizadores finais de forma a garantir que o produto final vai exactamente ao encontro das suas expectativas e num cenário ideal até as superar.

A gestão das expectativas torna-se fácil ou difícil consoante o poder de argumentação, credibilidade e “senioridade”/experiência do gestor de projecto. Serve essencialmente para manter uma sintonia entre as características do produto final e o idealizado pelos clientes finais e sponsors do projecto, tornando-se assim das tarefas mais fulcrais para a boa aceitação do projecto e evitando assim a resistência à mudança.

Sem uma gestão correcta de expectativas é perfeitamente normal que os utilizadores finais e os sponsors estejam à espera de um ferrari quando na realidade apenas temos um fiat para lhes entregar. Com as expectativas bem controladas temos a certeza que o projecto não irá defraudar as expectativas de quem tanto anseia o seu fim de forma a tirar partido do seu investimento e partir em busca do retorno do investimento (ROI – Return of Investement).

E como se faz esta gestão das expectativas? Através da comunicação e da sinceridade. Não adianta de nada omitir factos que depois irão ser “descobertos” no final do projecto. O cliente não ficará satisfeito e a reputação da equipa não sairá intacta. Por isso é que nunca se deve omitir factos que irão saltar à vista dos utilizadores finais e dos sponsors, evitando o popular “gato escondido com o rabo de fora”. Os sponsors irão ter muito menos compreensão em terem as suas expectativas defraudadas no final do projecto do que se tivessem sido alertados durante o seu ciclo de vida.

Esta tarefa (gestão das expectativas) é uma das minhas tarefas preferidas na medida em que temos de usar toda a nossa capacidade de comunicação e persuasão para “levarmos” a água ao nosso moinho. Basicamente é ter a certeza que os sponsors e a equipa de projecto se encontram a meio do caminho das características de um projecto e não sejam irredutíveis nas suas posições.

Com esta tarefa bem sucedida é meio caminho andado para termos um final feliz num projecto por muitos percalços que enfrentemos.

Até para a semana.

gestão da comunicação

A comunicação é dos bens mais preciosos na vida.

O poder de comunicar é uma das maiores armas que temos na nossa sociedade.

E tal como na sociedade, num projecto a comunicação é de extrema importância.

À primeira vista até podem achar que é algo pouco pertinente, mas não podiam estar mais longe da verdade. A comunicação é o que permite o gestor de projecto gerir todos os stakeholders e garantir um bom “clima” dentro do projecto.

A comunicação permite gerir as expectativas do sponsor, dos stakeholders e dos utilizadores finais. Permite também gerir a motivação do líder técnico e por conseguinte dos programadores. Facilita a tolerância à falha e cria um sentimento de compreensão perante imprevistos.

Ao comunicarmos de forma atempada e assertiva conseguimos garantir o “bom humor” de todas as partes envolvidas no projecto fazendo com que todas as partes se sintam envolvidas e “importantes”, pois de facto são.

Mas tanto a comunicação atempada e assertiva é um trunfo para qualquer gestor de projecto como a comunicação desajeitada e fora de tempo é um penalti decisivo falhado.

O gestor de projecto deve usar a comunicação sempre a favor do projecto e nunca permitir que a comunicação se torna numa faca de 2 gumes, pois muito facilmente conseguimos comprometer um projecto à conta da comunicação.

A comunicação, tal como já foi dito, é o veículo para a gestão das expectativas e da motivação dos elementos do projecto.

Uma dica do PMBoK é o gestor de projecto ter claramente identificados os stakeholders de um projecto, os seus contactos e a forma preferencial de contacto de cada elemento. Só por isto podem ver como o PMBoK assume que a comunicação é algo bastante delicado num projecto e que requer prudência durante a sua utilização.

Espero que não fiquem com medo de comunicar, pois pior do que comunicar mal é a ausência de comunicação. Isso sim é a morte do artista, ou neste caso, do projecto. A ausência de comunicação permite e alimenta a especulação e cria enorme resistência dentro do projecto. Fragiliza a posição do gestor do projecto e destrói a confiança que tanto a equipa de projecto como restantes stakeholders depositam nele.

Por isso já sabem. A palavra de ordem é comunicar, comunicar e comunicar. Mas de forma correcta, atempada e acima de tudo assertiva.

Para a semana espero falar-vos da gestão das expectativas. Uma das minhas tarefas preferidas.

Até para a semana.