reunião de Kick-off

Durante a vida de um projecto existem inúmeras reuniões: reuniões de status, internas, externas, de emergência, etc.

A reunião de Kick-off será, provavelmente, a reunião mais importante de todo o projecto. É a reunião onde tudo começa (aos olhos do cliente) e é onde temos a primeira grande e única oportunidade de criar uma primeira boa impressão. É nesta reunião que transmitimos ao cliente todo o nosso plano de acção, o nosso método de trabalho e onde apresentamos a equipa. É precisamente aqui que devemos começar a transmitir confiança ao cliente e a torná-lo confiante em relação ao sucesso do projecto.

Não há dúvida que a confiança não se trabalha e se ganha apenas nesta reunião, mas sim durante toda a vida do projecto. Mas não há duvidas que não existe melhor forma de começar um projecto do que com uma reunião bem sucedida; é começar com o pé certo, o direito.

Na reunião de kick-off podemos ganhar a confiança do cliente ou criar um certo sentimento de desconforto e insegurança. E estes sentimentos negativos irão  condicionar o cliente durante todo o projecto, principalmente na compreensão (quando as coisas não correrem bem) e na cooperação (um cliente pouco envolvido, desinteressado ou que colabore pouco é um péssimo sintoma).

Por isso lembrem-se: a primeira reunião de projecto, a reunião de kick-off, é o pontapé de saída para um jogo que vai bem para lá de 90 minutos e onde devemos estar no nosso melhor. Ponham um sorriso na cara, apareçam bem vestidos, felizes, espirituosos, bem humorados, confiantes e muito positivos. Basicamente devemos estar / aparentar aquilo que queremos que o cliente esteja / seja durante todo o projecto.

A confiança dos nossos clientes é igual a uma parede de tijolos, e cada dia do projecto que passa é mais um tijolo que colocamos nessa parede. Na reunião de kick-off pomos o primeiro tijolo na parede que desejamos vir a ser robusta como a grande muralha da china.

Até para a semana.

project charter

O projecto charter é, ou devia ser, por onde todos os projectos começam. É um documento onde ficam especificados:

– o âmbito do projecto;
– os objectivos do projecto;
– actores do projecto.

Serve como kick-off do projecto e mune o gestor de projecto da autoridade para executar e gerir o projecto. É a formalização do projecto.

Não existe um template oficial para o projecto charter, pois o main goal deste documento é efectivamente oficializar o projecto e registar o que motivou em primeiro lugar a que o projecto fosse iniciado.

O project charter não “obriga” a que o âmbito e objectivos sejam imutáveis, pois como já foi referido aqui é perfeitamente possível que com o decorrer do projecto o âmbito e os objectivos sejam alterados.

Este documento é uma boa prática da gestão de projecto pois é efectivamente uma ferramenta muito útil não só para a “sanidade mental” do gestor de projecto como serve também de registo do âmbito e objectivos iniciais que impeliram a execução do projecto. E como gestores de projectos nunca sabemos quando teremos de fazer um refresh aos sponsors e stakeholders do projecto sobre o âmbito e objectivos que o projecto visa alcançar/cumprir.

Resumindo, só existem vantagens em usarmos um project charter e pessoalmente recomendo a todos os gestores de projecto o seu uso. Constatarão, com toda a certeza, toda a sua utilidade ao longo das vossas carreiras.

Até para a semana.