gestão da qualidade

A qualidade num projecto é fundamental. E inexplicavelmente é onde grande parte dos projectos facilita de forma a cumprir com prazos, custos. O que acaba por ser o maior contra-senso porque efectivamente se um produto não tiver qualidade qual é o objectivo do projecto? Gastar budget por gastar? Então não é preferível redefinir o âmbito e ter um produto menos ambicioso mas com qualidade do que um “elefante branco” sem qualidade, por vezes inferior ao produto que vai ser “reformado”, que vai ser mal recebido pelos utilizadores finais e por consequência sem utilidade nenhuma?

Cabe ao gestor do projecto defender intransigentemente a qualidade do seu projecto, até porque ninguém gosta de “criar” um produto “coxo”, sem utilidade. O gestor de projecto deve apelar sempre ao bom senso do sponsor e convence-lo de que cortar na qualidade nunca deve ser, mesmo como último recurso. Uma das partes fundamentais de um projecto é sem dúvida a bateria de testes. A equipa de projecto deve ser cuidadosa a testar o código desenvolvido, apesar de por vezes não ter a paciência ideal para o fazer. Eu sei que custa (também já passei por isso) mas se a equipa não é competente e testar, inclusivamente o gestor de projecto também o deve fazer, todo o trabalho desenvolvido caí por terra. É um autentico morrer na praia que vai trazer efeitos negativos à equipa de projecto, pois ficará mal vista perante sponsors e restantes stakeholders.

Por isso lembrem-se, os testes fazem parte do projecto e o seu objectivo é garantir a qualidade do que foi feito. Se não garantirmos a qualidade então não fizemos nada e todo o projecto está pronto para ir para o lixo e engrossar o capitulo das “lessons-learned“.

Até para a semana.

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gestão do âmbito

Antes de mais peço desculpa por não ter escrito a semana passada mas a verdade é que estive envolvido num processo de mudança de casa e como tal não tive acesso ao bem precioso que é a internet.

Agora sobre o tema desta semana, o âmbito é “algo” que é definido no início de um projecto. E ao contrário do que seria de esperar, o âmbito é tão instável que é normal ser alterado durante o ciclo de vida de um projecto.

E como se procede a essa alteração? Antes de mais através da formalização da comunicação alteração do âmbito por parte do sponsor ou stakeholder responsável. A partir deste ponto devemos avaliar junto do arquitecto/líder técnico ou junto da equipa que impactos esta alteração trás ao nosso planeamento:

  • É exequível?

  • Precisamos de mais tempo?

  • Precisamos de mais recursos?

  • O que foi desenvolvido até à data é posto em causa?

  • Toda a equipa tem disponibilidade para levar o projecto até ao fim? (Imaginemos que precisamos de mais tempo para o projecto e um recurso já está escalado para outro projecto no próximo mês)

  • Como minimizamos o impacto no nosso projecto?

  • O âmbito é negociável?

  • Podemos abdicar de alguma feature para cumprir com o novo âmbito?

São várias as questões que o gestor de projecto deve colocar. Deve não só procurar a resposta para todas como acima de tudo revelar muita calma, confiança e segurança à equipa de forma a evitar resistências à mudança. A equipa deve assumir o novo âmbito como um desafio e não como uma contrariedade.

Depois do plano de acção estar refeito, o gestor de projecto deve comunicar as alterações de âmbito (confirmação do que será desenvolvido durante o resto do projecto), do tempo e dos custos. E como faz isso? Através de um documento de “Change Request” onde irá formalizar todas as alterações de forma a assegurar o compromisso do sponsor ou stakeholder responsável pela mudança do âmbito.

O bottom line aqui é nunca fazer uma tempestade num copo de água por causa de uma alteração de âmbito. O âmbito deve ser o mais estável e preservado possível mas temos de ser realistas o suficiente para aceitar que um projecto em que o âmbito se torna desenquadrado da realidade de uma empresa é um projecto inútil e que irá gerar um produto obsoleto.

Sem dúvida que é frustrante a meio de um projecto ter de re-equacionar todas as variáveis e por vezes ponderar até que ponto o projecto faz sentido ou não… mas se tudo fosse fácil também não era preciso gestores de projectos.

Os imprevistos e problemas existem tanto na vida como num projectos. E enquanto formos gestores de projecto temos como missão assegurar que nenhum deles prejudica o nosso projecto. Isto leva-me a crer que é pena não termos na nossas vidas também um “gestor de projecto”.

Até para a semana.

gestão da mudança

Durante um projecto é praticamente inevitável a mudança.

E mudança de quê?

Das mais variadas coisas:
– dos requisitos;
– da equipa de projecto:
– da tecnologia;
– dos stakeholders;
– do sponsor;
– do tempo, custo e/ou qualidade
– do âmbito;
– entre outros;
– importância do projecto;
– entre outras.

A mudança é uma realidade num projecto. Quem é que nunca perdeu um recurso durante o decorrer de um projecto? Ou assistiu à mudança de um stakeholder? Ou assistiu a alterações do triângulo custo, tempo e qualidade?

A verdade é que a mudança está sempre a ocorrer, umas vezes com maior impacto do que outras. E infelizmente como as pessoas têm uma grande resistência à mudança, a tarefa de gerir essa mesma mudança não é propriamente fácil.

A mudança pode ter várias origens:
– a equipa de projecto;
– factores externos;
– sponsor;
– restantes stakeholders;
– gestor de projecto.

Qualquer pessoa ou circunstância ligada directa ou indirectamente ao projecto pode ser originadora de uma mudança.

O papel do gestor de projecto na gestão da mudança é fulcral. Cabe-lhe a ele manter sempre a calma, ser receptivo e acima de tudo encarar sempre de forma positiva e transmiti-lo a todos os stakeholders. Basicamente é o chamado “Always look on the bright side of life!”. O dever do gestor de projecto não é evitar a mudança, mas sim fazer com que tenha o menor impacto possível no projecto e que seja encarada de forma positiva por todos os stakeholders. Desta forma a mudança será um aspecto positivo do projecto e não um aspecto negativo. Tudo depende como esta (a mudança) é introduzida no projecto.

Se o gestor de projecto fizer um drama de uma mudança, a equipa de projecto não a irá aceitar bem, os stakeholders irão torcer o nariz e pode-se transformar uma bela relação num autêntico pesadelo.

E a partir deste momento, se as pessoas começam a ficar resistentes à mudança todo o resto do projecto sairá prejudicado e terão de se redobrar esforços na comunicação.

Já que estamos a falar de comunicação, poderemos abordar este tema no próximo post.

Até para a semana.